หน้าที่ของเทคโนโลยีสารสนเทศ

หน้าที่ของเทคโนโลยีสารสนเทศ

     หน้าที่ของเทคโนโลยีสารสนเทศ ประกอบไปด้วย 5 ด้านดังต่อไปนี้
          1) การบันทึก (Capture)
          2) การประมวลผล (Processing)
          3) การผลิตสารสนเทศ (Generation)
          4) การเก็บและเรียกใช้ (Storage and Retrieval)
          5) การส่งผ่านสารสนเทศ (Transmission)

ซึ่งแต่ละด้านมีรายละเอียดดังนี้
     4.1 การบันทึก (Capture)
เป็ นการดา เนินการเพื่อรวบรวมและบันทึกข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งเพื่อ
การประมวลผล เช่น การบันทึกไว้ในแฟ้ มเอกสาร หรือด้วยคอมพิวเตอร์ การรวบรวมทา ได้โดยการ
สังเกต การสัมภาษณ์ การทาแบบสอบถาม การทดสอบและการใช้แบบสารวจ ข้อมูลที่ได้ต้องมี
คุณลักษณะสา คัญ 2 ประการ คือ ตรงตามความต้องการที่กา หนดไว้ และมีความเชื่อถือได้
     4.2 การประมวลผล (Processing)
อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้
          4.2.1. การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม เพื่อเตรียมไว้
สาหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้ม
ประวัตินักเรียน และแฟ้ มลงทะเบียน สมุดโทรศัพท์หนา้ เหลืองมีการแบ่งหมวดสินค้าและบริการ
เพื่อความสะดวกในการค้นหา
          4.2.2. การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูล
ตามลา ดับตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียง
ข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลาดับตัวอักษร
การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ ทา ให้คน้ หาได้ง่าย
          4.2.3. การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจา นวนมาก จา เป็ นต้องมีการสรุปผล
หรือสร้างรายงานสรุปเพื่อนา ไปใช้ประโยชน์ ขอ้ มูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า เช่น
สถิติจา นวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
          4.2.4. การคานวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจานวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่
สามารถนา ไปคา นวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการ
คา นวณข้อมูลที่เก็บไว้ดว้ ย
     4.3 การผลิตสารสนเทศ (Generation)
การผลิตสารสนเทศเริ่มจากการรับข้อมูลนาเข้า (Input Data) เพื่อนาไปประมวลผล
(Processing) ทา ให้เป็นสารสนเทศ (Information Output) ที่จะนา ใช้ประโยชน์ในการดา เนินงาน
ด้านต่างๆ ได้
     4.4 การเก็บและเรียกใช้ (Storage and Retrieval)
การจัดเก็บ (Storage) จัดเก็บไว้ในสื่อต่างๆ ถ้าเป็นการจัดการด้วยคอมพิวเตอร์เก็บไว้ใน
สื่อบันทึกข้อมูล เช่น แผ่นจานแม่เหล็ก เทปแม่เหล็ก เป็นต้น
การเรียกใช้ (Retrieval) เป็นกระบวนการค้นหาและดึงข้อมูลที่ต้องการออกจากสื่อ
บันทึกข้อมูล การเรียกใช้มี 2 วิธีคือ เรียกใช้เพื่อมาปรับปรุงแก้ไขข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน และเรียกใช้
เพื่อนา ข้อมูลนั้นมาใช้งานหรือเพื่อให้บริการและคา ตอบแก่ผู้ใช้
     4.5 การส่งผ่านสารสนเทศ (Transmission)
คือการส่งผ่านสารสนเทศให้กับผู้ใช้ในรูปแบบต่าง ๆ ทา ในแบบเอกสารหรือรายงาน
หรือการเสนอบนจอภาพโดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ สิ่งสาคัญคือการกาหนดและออกแบบรายงาน
สารสนเทศที่สามารถสนองความต้องการของผู้ใช้ได้